A kis cégektől gyakran hallani, hogy náluk az adatkezelés és az archiválás nem kimondottan megtervezett folyamat. Pedig a vállalkozás méretétől függetlenül, mindenkinek érdemes lenne odafigyelnie a dokumentumok kezelésére. Hogy miért?

Mert a cég operatív működéséhez elengedhetetlen, hogy tudjuk, mit hol kell keresnünk. Gondoljunk csak bele abba, hogy mennyi dokumentum keletkezik már egy egy személyes vállalkozás esetében is - amihez nem is kell sok időnek eltelnie. A papírokat pedig olykor elő kell keresni. Ha pedig ezeket nem találjuk meg időben, veszítünk a produktivitásból, ami közvetett módon bevétel kieséshez vezet. Ez tipikus esete annak, hogy minden összefügg mindennel.

De mire figyeljünk az adatkezeléskor, és milyen irodaszerek szükségesek ehhez?

Leginkább arra ügyeljünk, hogy “végighaladjon” az adatkezelés életszakaszain az adott dokumentum. Vagyis, hogy fel legyünk készülve minden állomásra.

Ezekről a szakaszokról van szó:

• az aktív

• a félaktív

• az archiválandó

• a megsemmisítendő

Legyen tehát helye azoknak az iratoknak, amiken éppen dolgozunk. Rendszerezzük egy helyre azokat, amiket még használhatunk a közeljövőben. Archiváljuk biztonságos helyen azokat a dokumentumokat, amiket már nem használunk. Végül semmisítsük meg hatékonyan az olyan papírokat, amikre már biztosan nem lesz szükségünk.

Arról, hogy miért fontos az adatkezelés, a Fellowes is ír az oldalán.

Itt olvasható például, hogy az állami törvények kimondják: még a legkisebb cégeknek is pontos nyilvántartást kell vezetniük az adataikról meghatározott időszakokat illetően (könyvelési, audit, adózási, nyugdíj, egészségügyi és biztonsági céllal).

Ha pedig nem archiválunk hatékonyan és biztonságosan, a dokumentumok eltűnhetnek, ami jogi problémákat is okozhat a cég életében. Azon felül, hogy többletmunkát is eredményez.

Nézzük, milyen irodaszerek segíthetnek a hatékony adatkezelésben!

Az éppen aktív anyagokat tehetjük irattálcára, akár az irodai asztalunkon. A félaktív dokumentumok legjobb helye az iratpapucsokban, a polcra tehető archiváló dobozokban, mappákban van. Ha ezeket megfelelően címkézzük, pillanatok alatt visszakereshetjük az éppen aktuális iratot. Azokat az anyagokat, amikre a közeljövőben nem lesz szükségünk, tehetjük archiváló dobozokba. Akár olyanokba, amik a por ellen is védik a papírokat, plusz tűz- és vízállóak is. Azokat a dokumentumokat, amikre már egyáltalán nem lesz szükségünk, semmisítsük meg iratmegsemmisítővel.

Célszerű ezekre a folyamatokra odafigyelni, ha hatékonyan szeretnénk működtetni a vállalkozásunkat. Ha még több tippre lenne szüksége a hatékony iratrendezéshez, mutatunk még egy bejegyzést. Amennyiben a legpraktikusabb iratrendező irodaszereket nézné meg, itt böngésszen!