Mit gondol, naponta átlagosan hány lépést tesz meg egy ember? Íme, a válasz: 5-6 ezret. Gondolta volna? Ön mennyit tippelt? Többet? Kevesebbet? Viszont tegyük hozzá rögtön, hogy az elvárható mennyiség 8 ezer, de inkább 10 ezer lépés. Képtelenségnek tűnik? Pedig nem az.

 

Manapság a nyomtató, így a nyomtató toner az egyik legtöbbet használt irodaszer. Ezért különösen nagy körültekintésre van szükség akkor, amikor a nyomtató kellékanyag vásárlásán a sor. Ha ugyanis rosszul választunk, vagy minőségbeli vagy technikai problémák jelentkezhetnek a munka során. Ez pedig komoly anyagi veszteséget és időkiesést is okozhat.

Mokkafekete, tejkék, cukorfehér, eperhab, vaníliasárga, meggypiros – nem, nem valamiféle koktélra kell gondolnia, amikor ezeket a kifejezéseket hallja, hanem az éppen aktuális divatszínekre. És ne is feltétlenül a ruházati termékek, a cipők vagy a divattáskák között keresgéljen, ha a felsorolt színeket szeretné viszontlátni. Inkább az irodaszerek között kutakodjon.

Irodai szék, főnöki szék, menedzser szék – így rendezve egymás után az elnevezéseket úgy tűnhet, mintha valamiféle minőségbeli sorrendet vagy fokozatot állítanánk fel, pedig szó sincs erről. Valamiért mégis hajlamosak vagyunk különbséget tenni az eredendően egyébként forgószéknek nevezett bútordarabok között.

Egészséges irodai környezetben nyugodtabban, kiegyensúlyozottabban dolgozhatunk, ezáltal produktívabbak is leszünk. Nem új keletű ez a megállapítás, és nem is igényel különösebb magyarázatot, bárki könnyen beláthatja, hogy ez valóban így is van. De mitől lesz egészséges az irodai környezet?

 

Ahol naponta keletkeznek különféle iratok, ott folyamatosan gondoskodni kell azok tárolásáról. A legegyszerűbb megoldás az irattároló mappák használata, ám a mappák is hamar betelhetnek, azokat is el kell helyezni valahol. Ha nem akarunk ezekkel polcokat, szekrényeket megtölteni, próbálkozzunk meg a tároló dobozokkal!

A hagyományos jegyzetfüzetek, határidő naplók még mindig hatásosabbak a tervezés során, mint az online alkalmazások. És valamiért szívesebben is használjuk ezeket. Viszont értékelhető eredményt csak akkor várhatunk ezektől az eszközöktől, ha tudjuk is, hogyan lehet igazán hatékonyan jegyzetelni.

 

Biztosan volt már úgy  ön is, hogy zsebre tett egy olyan irodaszert, ami nem is a sajátja volt. Sokunkkal megtörtént már ez - véletlenül. Viszont, ami még ennél is érdekesebb, hogy öt dolgozóból egy tudatosan teszi el az adott irodaszert. Ami egyébként a legtöbb esetben toll. Hogy milyen más irodaszer tűnik el még gyakran az irodából?

 

Egy alkalommal megkérdezték a cégek vezetőit és a dolgozóit arról, hogy miért rendszerezik az iratokat tavasszal - merthogy számos vállalkozásnál hagyománya van ennek. A kérdésre a többség azt válaszolta, hogy ha nem foglalkoznak a rendszerezéssel, később egészen extrém méreteket ölthet a rendetlenség, ami oda vezethet, hogy a dokumentumok előkeresése rengeteg időt vehet el az értékes munkanapból.

 

Egyáltalán nem mindegy, milyen színű irodaszerek vesznek körül minket a munkahelyen. Ahogy a fal színe, úgy a mappák és a kisebb irodai eszközök alkotta összkép is jelentőséggel bír. Egyrészt sokkal jobban érezzük magunkat egy egységes színvilágú környezetben, másrészt bizonyos színek a produktivitásunkra is hatással vannak. Nem beszélve arról, hogy a Feng Shui szerint sem mindegy, hova milyen színű kiegészítő kerül az irodában.

 

Nagyban függ a vállalat típusától, hogy milyen iratmegsemmisítőre van szükség a cégnél. Azoknál, akik nem bánnak bizalmas adatokkal, elég egy alacsonyabb biztonsági szintet képviselő eszköz, míg a titkos dokumentumok megsemmisítésére inkább a 7-es szint ajánlott. De nézzük pontosan, hogy miben különböznek az egyes biztonsági szintek!