Érdekes hírre bukkantunk a napokban. A Fellowes friss kutatásának eredményei rávilágítottak arra, hogy mennyire fontos, azaz fontos lenne a megfelelően iratrendezés. Kiderült például, hogy a takarítók sokszor olyat is tudnak, amit nekik nem kellene. Önnél is előfordulhat.

A Fellowes tehát felhívja a figyelmet arra, hogy ha nincs szakszerű iratmegsemmisítés, akkor illetéktelenekhez kerülhetnek a bizalmas irataink. Sokszor olyan fontos üzleti információk is kijuthatnak az irodából, amik bizony hátrányt okozhatnak.

Úgy tűnik, nem elég széttépni a megsemmisítendő iratokat

Az említett kutatásból kiderül, hogy a munkájukat végző takarítók fele hozzájut a bizalmas információkhoz, 62 százalékuk már találkozott olyan céges dokumentumokkal, amivel nem kellett volna. Sőt, 56 százalékuknak a kezében is volt már bizalmas céges dokumentum.

A takarítók fele nyilatkozott úgy, hogy ha akarna, bele tudna nézni magánjellegű iratokba. Könnyedén megtudhatják például a pénzügyi helyzetre, a bevételekre, a bérekre vonatkozó információkat. A Fellowes közölte, hogy a válaszadók nagyjából 50 százaléka találkozott már takarítás közben az összes személyes adatot tartalmazó önéletrajzokkal, szerződésekkel, bérpapírokkal, ügyfélkör-adatokkal.

Mindez pedig annak az eredménye, hogy nem vesszük elég komolyan az iratmegsemmisítést és az iratkezelést.

Igaz, bizonyos cégeknél szerződéskor rendelkeznek arról, hogy a takarítás alatt látott, hallott információkat az érintettek nem adhatják tovább. De nem minden munkáltató tér ki minden részletre. Például a cégek háromnegyede szabályozza csak azt, hogy mi legyen a nyomtatóban hagyott, a földön lévő vagy a szemetesben talált iratokkal.

Látszik, hogy visszaélésre adhatnak alkalmat  hanyagul kezelt dokumentumok, a nem megfelelően megsemmisített iratok. Ezért ha nem szeretné, hogy a cége vagy a dolgozói, a kollégái adatai illetéktelen kezekbe kerüljenek, figyeljen a megfelelő iratmegsemmisítésre.

Az erre alkalmas iratmegsemmisítőket itt találja.

A Fellowes egyébként nem csak iratmegsemmisítőket gyárt. Az iratrendezés területén számos eszköz kínálnak. Egyebek mellett archiváló dobozokat, mappákat, irattálcát, postázódobozt, névkitűzőt, azonosítókártya tartót és még sorolhatnánk. Érdemes megnézni a kínálatot.

De visszatérve az iratmegsemmisítőkre: van miből választani. Az Írókéz irodaszer webáruházában találunk kis, egyszemélyes, kevesebb lappal elbíró verziókat és egészen nagy, komolyabb irodai használatra alkalmas iratmegsemmisítőket is.

Mi lesz a papírral a megsemmisítés után?

Konfetti. Amennyiben olyan készüléket választunk, ami ilyet készít. De lehet olyat is vásárolni, ami csíkokat vág.

Csak így működhet megfelelően az iratmegesemmisítő

Ügyeljen arra, hogy a készülékét rendszeresen karbantartsa. Ehhez különböző eszközökre, kellékekre lesz szüksége. Egyebek mellett olajozó lapra és karbantartó olajra. Nézze meg, még mi mindenre.

Ügyeljen tehát arra, hogy az iratai ne jussanak illetéktelenekhez. Kezelje a dokumentumokat megfelelően és biztonságosan!