Az irodai dokumentumokat rendszerezni kell. Ez független a vállalkozás méretétől. Az elv mindenhol hasonló, csupán a nagyságrend változik. Ezért bármekkora irodában dolgozik, ezt a bejegyzést hasznos lehet elolvasnia. Mutatjuk, hogyan lehet igazán hatékony és biztonságos az irodai dokumentumok archiválása. És azt is, milyen eszközök szükségesek ehhez.
Ahhoz, hogy a kollégák is átlássák az archívumot, egységes jelölési módot kell kidolgoznunk. Praktikus lehet, ha színekhez kötjük a kategóriákat. A lila lehet mondjuk a jogi aktákhoz kapcsolódó, a zöld pedig a számlákhoz. Ez abban segít, hogy már távolról tudjuk, milyen irányba kell indulnunk, ha keresünk valamit. Ezeket a jelöléseket használjuk úgy is, hogy eleve színes mappákat veszünk, de a címkékkel is “játszhatunk”. Sőt, “kötelező” is címkézni. A mappánk gerincén lévő felirat segít ugyanis abban, hogy tudjuk, pontosan milyen iratokat találunk az adott mappában.
A leghatásosabb egyébként, ha mindkét módszert bevetjük: a színes mappákat és a címkézést is.
A rendezéskor figyeljünk az ABC sorrendre is. Persze nem kell az összes mappát így rendezni, elég csupán az egyes kategóriákon, csoportokon belül lévőket.
Ugyancsak fontos, hogy vezessünk pontos nyilvántartó rendszert. Ez nagyon lényeges, ha szeretnénk, hogy a kollégák is megtalálják a mások által archivált anyagokat.
Összegezve
A felsorolásból látszik, hogy a hatékony archiváláshoz, iratrendezéshez elengedhetetlen a gyűrűs könyv. Ezek közül is a színes verziók. Praktikus, ha ezeken található kihúzólyuk, és ami szintén elengedhetetlen, hogy cserélhető legyen a címkéjük. Ezekbe a mappákba kell vennünk genothermeket, amikbe a dokumentumokat belehelyezve lefűzhetjük az anyagainkat. Ha pedig úgy ítéljük meg, hogy egymás mellé 5-6 darabnál több mappa is kerülne, akkor praktikus választás lehet a tokos iratrendező. Ez meggátolja, hogy a mappák eldőljenek egymás súlyától, amikor egyet leveszünk a polcról.
A megfelelő archiválás tehát fontos. A gyakorlati lépések éppúgy, mint a megfelelő eszközök, irodaszerek. Mi ez utóbbi beszerzésében tudunk segíteni. Ezért nézze meg az Írókéz irodaszer webáruház iratrendezést segítő termékeit itt!
