Hogyan jegyzeteljünk hatékonyan? Tollat használjunk vagy ceruzával írjunk? Egy-egy szót jegyezzünk le, vagy törekedjünk a teljes mondatokra? Mutatjuk, mire figyeljen, ha jegyzetelnie kell egy megbeszélésen, tárgyaláson.

Sokszor alakulhat úgy, hogy egy váratlan megbeszélés alkalmával csak a kezünk ügyében lévő noteszünket, papírlapunkat visszük magunkkal. Ilyenkor tollat ragadunk és leírjuk, amit hallunk.

És jól tesszük, mert a hagyományos jegyzetelés sokkal hatékonyabb, mint az elektronikus változat. Viszont nem mindegy, mit, mivel és hogyan írunk le.

Egy megbeszélés alkalmával nem illik laptopon jegyzetelni, ilyenkor ugyanis a laptop falként funkcionál a tárgyalópartnerek között, és ez rányomhatja a bélyegét a megbeszélés eredményére. Ezért tanácsos inkább papírt és tollat használni. Egyszerűbb kezelni ezeket, és még a váratlan technikai problémák sem nehezítik a jegyzetelést.

És nem ciki tollat, papírt használni. Még ma sem, a tabletek és Ipad-ek világában. Nem beszélve arról, hogy ha papírt és tollat használunk, többször alakul ki szemkontaktus a tárgyalófelek között, ami szintén hozzájárul a megbeszélés eredményességéhez.

A jegyzeteléskor használjunk jó minőségű tollat. A ceruzával ejtett hibák kiradírozására úgysem lesz időnk. Emellett a toll sokkal megbízhatóbb, nem kenődik, amennyiben olyat veszünk, ami garantáltan nem folyat.

Fontos a gyorsaság

Gépelni a többség valószínűleg lassabban tud, mint tollal jegyzetelni. Ha mégis a digitális formátumot választjuk és lemaradunk, nem fognak megvárni minket csak azért, hogy leírhassuk az elhangzottakat. És sokszor visszakérdezni sem illik.

Ha már a gyorsaságnál tartunk: a tollal történő jegyzetelésnél is szükség lehet a kreativitásra. Használjunk olyan rajzokat, nyilakat, amik felgyorsítják a jegyzetelést.

Ha van egy kis időnk, akkor pedig emeljük ki a legfontosabb kulcsszavakat. Amiből könnyedén emlékezhetünk az adott téma lényegére. Használjunk ehhez kijelölőt.

Ha a jegyzet elkészült és a megbeszélésnek vége, szánjunk még egy kis időt a pontosításra. Amíg friss az információ, olvassuk át újra a leírtakat, szükség esetén pedig egészítsük ki.

Ha ez megvan, szkenneljük be a jegyzetet. Archiváljuk, ahogy szükséges, és másoljuk olyan helyre a gépünkön vagy a felhőben, ahol bármikor elérhetjük, és szükség esetén tudunk belőle nyomtatni a következő megbeszélésre bármennyi másolatot.

Manapság nem árt digitalizálni a hagyományos jegyzeteket. Több szempontból hasznos ez. Bármikor elő tudjuk szedni a régi anyagokat is és újra meg tudjuk nézni, mi hangzott el pontosan a tárgyaláson. Ez sokszor bizonyító erejű is lehet egy-egy vita esetén.

Úgy tűnik, a jegyzetelés manapság is rendkívül fontos. Ami egy alapvető készség, ettől függetlenül fejlesztésre szorul. Gyakoroljuk ezért, mindezekhez pedig válasszuk a legalkalmasabb irodaszereket.