Jó irodaszer nélkül nincs tökéletes munka. Sokszor halljuk: a minőségi munkához megfelelő szerszámok, eszközök, kellékek kellenek. Így van ez egy iroda életében is: jó irodaszer nélkül nincs hatékony irodai munka.

A minőségi papír, a kiváló nyomtatópatron és az iratrendezéshez, file-ok tárolásához szükséges eszközök mind az irodai munka alapját jelentik. Ha ezek nem állnak rendelkezésre, csak nehezebb lesz a dolgunk.

Ha eredményesen szeretnénk működtetni az irodát, a jó irodaszer elengedhetetlen

Fontos, hogy a file-ok megbízható külső tárolón legyenek elmentve. Ugyanígy, hogy az ajánlatok, a szerződések megfelelő minőségben legyenek kinyomtatva, és az sem árt, ha a hivatalos nyomtatványokat, a céges papírokat biztonságosan archiváljuk és tároljuk. De nem csak a felsorolt néhány irodaszer járul hozzá ahhoz, hogy gördülékenyen menjen a munka. Egy komoly munkahelyen ennél többre van szükség.

Bizonyára sokan voltak már úgy, hogy bosszankodtak, mert nem volt megfelelő minőségű a gemkapocs, pár használat után tönkrement a toll, vagy teljesen használhatatlan volt az iratrendező. Ez mind időveszteséget, idegeskedést és a munka minőségének romlását eredményezheti. Amit manapság egyetlen cég sem engedhet meg magának.

Hogyan járul hozzá a jó irodaszer a cég sikeres működéséhez?

Egyrészt magabiztosabbak leszünk, mert tudjuk, hogy a “háttérben” minden rendben van. Másrészt a jó minőséggel növeljük a cég presztizsét. Ha egy ajánlatot például átlagon felüli minőségben nyomtatunk és azt ehhez illő mappában nyújtjuk át a leendő partnerünknek, kis túlzással már fél sikert értünk el. Vannak helyzetek, amikor egyáltalán nem engedhetjük meg a silány minőséget. Az üzletkötés ilyen.

A jó irodaszer a prezentáción is segít. Nincs annál kellemetlenebb, mint amikor valami ilyenkor hagy cserben minket. Lehet az egy projektor vagy egy lézeres mutatópálca.

A meghibásodás nem feltétlenül azért kellemetlen, mert enélkül nem lehet megtartani az előadást, hanem azért, mert kizökkent minket a prezentációból. Elveszítjük a magabiztosságot, ezáltal a siker is veszélybe kerülhet. Ezt pedig senki sem szeretné.

Hasonló a helyzet, ha valamilyen irodai ellenőrzésre kerül sor. Ha nincsenek ott a háttérben a biztonságosan, jól, megfelelő eszközökkel rendszerezett mappák, gondban lehetünk. Lehet ugyan az iratrendezésre nem feltétlenül alkalmas egyszerű mappákat, borítékokat használni, csak nem ajánlott. Hosszú távon legalábbis nem biztos, hogy megéri.

Összességében a felsorolt példák alapján is azt látjuk, hogy az irodaszer az alapja a jó munkának. És - ahogy írtuk - jó alapok nélkül elvész a magabiztosság, ezáltal pedig bizonytalanná válik a siker is. Ha jó az irodaszer, a munkánk gördülékenyebb lesz. Kevesebbet idegeskedünk, és az elvégzett munka is professzionálisabb.