Ön mennyire figyel oda arra, hogy ne kerüljenek ki bizalmas információk az irodából? Ha az iratmegsemmisítést eddig nem tartotta fontosnak, itt az ideje, hogy változtasson a szemléletén. A Fellowes egy korábbi kutatása szerint ugyanis súlyos visszaélésekre adhat alkalmat a nem megfelelő iratkezelés. Tanácsaik szerint az a legfontosabb, hogy a cég rendelkezzen saját szabályzattal a bizalmas irattárolást illetően. Lényeges, hogy megszabják, ki férhet hozzá a “titkos” anyagokhoz. Ugyanakkor a leselejtezés és a megsemmisítés rendjét is célszerű írásban rögzíteni.
Nem mindegy, hogy milyen módszert és gépet használunk az iratmegsemmisítéshez.
Ha hagyományos módon csak összetépjük és kidobjuk a papírt, a rajta lévő adatok pillanatok alatt újra megtekinthetők. Szemben a szakszerű megsemmisítéssel. Ha iratmegsemmisítőt használunk, jócskán lecsökken ennek a veszélye.
Ráadásul a beruházás sem jár túl nagy költségekkel. Pár tízezer forintért is lehet már iratmegsemmisítőt vásárolni. Ahogy a Fellowes szakértői is fogalmaznak: ez a költség eltörpül ahhoz képest, amekkora biztonsági kockázatot jelent a nem megfelelő iratkezelés.
Manapság egyébként a hazai kis- és középvállalkozások fele rendelkezik csak iratmegsemmisítő készülékkel. A választáskor pedig 95 százaléka csakis az ár alapján dönt - pedig más szempontokat is célszerű mérlegelni.
A készülékek tulajdonságait mindenképpen ajánlott összevetni. Mi, az Írókéz irodaszer blogunkban írtunk is már ezekről. Szerintünk érdemes ezt átfutni.
Iratmegsemmisítő vásárlása előtt nézze meg például, hogy mekkora kapacitású vagy milyen zajszintű gépet választ. Tudnunk kell azt is, hogy körülbelül hányan és milyen gyakran fogják használni az adott berendezést, ahogy azt is, hogy mit tervezünk még megsemmisíteni a papíron kívül. Merthogy CD-k, DVD-k és plasztik kártyák is leselejtezhetők ezekkel a készülékekkel.
Ha tehát nem szeretné, hogy illetéktelenek kezébe kerüljenek a cége bizalmas iratai, adatai, feltétlenül szerezzen be iratmegsemmisítőt. Mi, az Írókéz irodaszer webáruházban segítünk ebben. A választékunk rendkívül széles: a kis teljesítményű gépektől a nagyobb cégeknek ideális készülékekig sokféle iratmegsemmisítő közül választhat.
Akár otthoni használatra is. Hiszen ne felejtse le, hogy a háztartásokban is keletkezhetnek olyan dokumentumok, amiket nem árt szakszerűen megsemmisíteni.
Pár tízezer forint talán nem túl nagy anyagi ráfordítás azért, hogy minimálisra csökkentsük az adatainkkal való visszaélésnek az esélyét.
