Milyen eszközök, irodaszerek szükségesek ahhoz, hogy rend legyen az irodában, a környezetünkben? Közelítsük meg a kérdést zónák szerint.

 

 

Kezdjük azzal, hogy az asztalra kell tennünk irattálcát vagy iratpapucsokat. Ezeken kapjanak helyet - külön-külön - a bejövő munkákhoz kapcsolódó dokumentumok és a folyamatban lévő projektek anyagai. Az asztalon helyezzünk el még egy írószer tartót. A legjobb, ha nem csak ceruza és toll tartható ezekben, hanem más irodai kiegészítők is, így gemkapcsok, jegyzet- és kockatömbök, hibajavítók - minden olyan irodaszer, amit a mindennapi munka során használunk. Azok, amik ritkábban kellenek, mehetnek a fiókba. Így is kéznél lesznek, de nem foglalják a helyet az asztalon. Ugyanakkor ne felejtsük el, hogy naptárra is szükségünk lehet. Legyen továbbá egy külön zóna a jegyzeteknek, és egy felületet érdemes azoknak az eszközöknek is elkülöníteni, amiket hozunk-viszünk magunkkal. Ha ugyanis mindig erre a helyre kerülnek ezek a tárgyak, kisebb eséllyel felejtünk ott valamit az irodában.

 

Fontos tehát a rendszerezés és a szokások kialakítása, betartása is.

 

Mi kerüljön a falra?

 

A könnyebb iratrendezésért fali dokumentum tartót is felszerelhetünk, a hatékony munkavégzést pedig nagyon jól tudja segíteni egy parafa tábla. Ehhez ne felejtsünk el rendszeresíteni rajzszegeket.

 

A fal után gondoljuk meg, hogy mi kerül a padlóra?

 

A legkézenfekvőbb: a szemetes, a papírkosár. A dokumentum rendszerezés egyik legfontosabb szabálya, hogy amit nem szükséges, azt ne őrizgessük. Ha egyből mehet a szemetesbe, dobjuk ki. Viszont ha bizalmas adatokat is tartalmaz a dokumentum, akkor használjunk iratmegsemmisítőt. Aminek egyébként a legjobb helye szintén a padlón van. De ne felejtsük el: a környezetvédelem szempontjából lényeges, hogy szelektíven gyűjtsük a hulladékot. A kidobásra ítélt papírokat ezért egy külön tárolóba tegyük.

 

 

A padlóra mehetnek még az archiváló dobozok is. De a kisebb, akár egymásra építhető irattárolók is kerülhetnek a padlóra. Amelyekből egyébként görgős kivitel is készül.

 

Végül pedig ami archiválható, azt ne tartsuk a közvetlen környezetünkben. A viszonylag friss anyagok menjenek az irodai irattartóba. A régi, de fontos anyagokat pedig tegyük a kimondottan erre való, védelmet nyújtó archiváló dobozokba. Ezek már nem kell, hogy a közvetlen környezetünkben legyenek, mehetnek akár egy raktárhelyiségbe is.

 

Miközben persze archiválunk, ne felejtsünk el címkézni és a színkódokat használni. Azt, hogy ezt pontosan hogyan kell, itt nézheti meg.

 

Viszont ha praktikus tárolókat, irodaszereket vásárolna, nézze meg az Írókéz irodaszer webáruház kínálatát itt!