Ha azt szeretnénk, hogy igazán produktívak legyünk a munkában, nem árt tudatosan megtervezni, mi hova kerüljön az irodában. A legfontosabb talán az íróasztal elhelyezése. Ügyeljünk például arra, hogy a lehető legtöbb természetes fény essen az asztalunk munkafelületére. Ugyanakkor vigyázzunk, hogy ne tartsunk árnyékot magunknak. Legtöbbször az olyan elrendezés az optimális, amikor az ablak az asztalunk jobb vagy bal oldalán helyezkedik el.

Persze nem mindig elegendő a természetes fény. Ezért ha tehetjük, kiegészítő, direkt világítást is rendszeresítsünk az asztalunkon. Lehetőleg az ablakkal ellentétes oldalra tegyük ezt a lámpát.

Nagyon fontos, hogy milyen irodai széket használunk. Nem szeretnénk újra belemenni abba, hogy miért olyan lényeges dolog ez. Korábban már írtunk erről. Most csak annyit: attól még, hogy jó a szék, a helyes beállításra is ügyelni kell. Ahogy arra is, hogy 20 percenként fel kell állni és nyújtani egyet. Ami nem csak az egészségünk miatt fontos, hanem a produktivitásunk szempontjából is lényeges.

Ugyancsak jobban megy a munka akkor, ha a fal színére is figyelünk. A kék szín a legideálisabb az irodába. A produktivitás szempontjából számít továbbá, ha szakmai idézetek, képek is felkerülnek a falra. Lényeges ugyanakkor, hogy a családtagokról, a hozzánk közelálló dolgokról is legyen kitéve fénykép. Sokkal személyesebbnek érezzük a környezetet, ha ez megvan.

Hasonló célt szolgál a közelünkben elhelyezett növény. Nem is gondolnánk, mekkora jelentősége van a “zöldnek”.

Az irodai asztalon lehetőleg legyen mindennek dedikált helye. Helyezzük külön irattálcára a bejövő és a kimenő munkához kapcsolódó anyagokat. Tartsuk a kezünk ügyében a napi használatban lévő irodaszereket. A többi mehet a fiókba. Azokat az eszközöket, amiket magunkkal hordunk, szintén egy erre kijelölt helyre tegyük, így kisebb lesz az esélye annak, hogy valamit az irodában hagyunk.

Az irodai asztal naptár és jegyzetfüzet nélkül nem teljes. Ahogy mappák nélkül sem. A rendezési elveket, a színkódokat betartva rendszeresítsünk irattartókat is. Nagyon praktikus továbbá, ha fiókos vagy polcos irattárolót is használunk. Ezek akár az irodai asztalon és/vagy az íróasztal alatt is elférnek.

Fontos figyelni a tárolásra. A produktivitást ugyanis rendkívül megnehezíti, ha átláthatatlan papírtengerből kell előszedni az éppen szükséges iratot. Ahol pedig munka van, ott a papír is egyre több lesz…

Végül törekedjünk arra az irodaszer beszerzéskor, hogy amiből lehet, abból okos eszközöket válasszunk. Sokat segíthet, ha mondjuk vezeték nélkül is nyomtathatunk, ha több eszközről is elérhetők az anyagok a felhőben. És az is gyorsíthatja a munkát, ha a jegyzeteléskor is összekapcsoljuk a digitális és az analóg lehetőségeket. Ez utóbbiról itt írtunk korábban.