Így az év vége felé, de mondhatnánk azt is, hogy az új év kezdetén talán időszerű, hogy kicsit rendezzük az elmúlt esztendőben gyűjtögetett iratainkat. Ha ezt megtesszük, talán gördülékenyebb lesz a munka a jövőben, hiszen nem kell majd sok időt fordítani a dokumentumok keresgélésére. Ehhez viszont tudnunk kell néhány iratrendezési praktikát, amiket most igyekszünk megosztani.

 

 

 

Először is lényeges, hogy minden dokumentum egy helyre kerüljön. Ha itt is, ott is tárolunk papírokat, bele fogunk keveredni, hogy mit hol keressünk. Vagyis a dokumentum tárolására mindig jelöljünk ki egy szekrényt vagy sarkot az irodában.

 

Ha ezzel megvagyunk, tudatosítani kell magunkban, hogy mindent nem őrizhetünk meg. Igaz, drasztikus módszer, de egyből ki kell dobni a szükségtelen dokumentumokat. Ha későbbre halasztjuk a döntést, csak a helyet foglalja a papír, és kis idő elteltével újra agyalhatunk rajta, hogy kidobjuk-e vagy sem. Ez csak problémát szül.

 

Ha sikerült szortírozni, a következő lépés, hogy témák alapján szétválogatjuk az anyagokat. A dokumentum rendszerezésnek ez a legfontosabb lépése, ami akkor lesz igazán hatékony, ha színkódokat is használunk. A zöldbe mehetnek a számlák, a pénzügyi papírok, a kékbe pedig a szerződések, az ajánlatok - csak egy példa.

 

Fontos a színkód, de a címkéket se felejtsük el. A színek ugyanis a témákra utalnak, a feliratok pedig egy adott időszak kikeresésében segítenek.

 

 

Az iratendezéskor figyelnünk kell arra is, hogy melyik az a dokumentum, aminek a közeljövően még hasznát vesszük, és melyiket kell archiválnunk.

 

Ennek a helytakarékosság miatt van jelentősége. A régi anyagok ugyanis mehetnek egy archiváló dobozba, ami akár egy távolabbi tárolóban is védelmet nyújt az anyagainknak. Az irodában, a dolgozószobában így csak azok a dokumentumok maradnak, amikre a közeljövőben még nagy valószínűséggel szükségünk lehet.

 

De ezeket az anyagokat is kétféle módon rendszerezhetjük. Választhatjuk a tokos iratrendezős megoldást vagy a függő mappát is. Mindennapi használat esetén talán ez utóbbi a praktikusabb.

 

A napi dokumentumok rendszerezésére egy asztali irattálcát használjunk. Külön felcímkézett tálcára kerüljenek az elvégzendő feladatokhoz tartozó anyagok, egy másikra pedig azok, amiket a fent leírt módon, színkód alapján rendezhetünk.

 

Időközönként tegye meg Ön is, hogy rendszerezi az iratokat. De a legpraktikusabb az, ha mindennapi rutin részévé válik az iratrendezés. Így - ahogy a bevezetőben is említettük - sokkal produktívabbak lehetünk a munkánk során.

 

 

Mi segítünk az iratrendezési eszközök beszerzésében. Mutatjuk a kínálatot.