Vajon lehetséges a teljesen papírmentes iroda? Nem valószínű, de ettől függetlenül egyre több vállalkozás törekszik arra, hogy csökkentse a mindennapi munka során felhasznált papír mennyiségét. Ezt igazolják a Xerox kutatásának eredményei is. A felmérés szerint a válaszadó vállalkozások 80 százaléka elbúcsúzna a papírhasználattól.
Ahogy a Prím Online oldalán fogalmaznak: főként a számlázás, a pénzügyi jelentések készítése, a jogi formanyomtatványok és a humánerő nyilvántartások menedzselése terén fognák vissza a papírfelhasználást.
A megkérdezett vállalkozások szerint a papírigényes munkafolyamatok rengeteg időt vesznek el. A felmérés szerint a német vállalkozások például ilyen feladatokkal töltik a legtöbb időt - 51 százalék nyilatkozott így. Őket követik 50 százalékkal az amerikaiak és 43 százalékkal az angolok.
A vállalatok tehát tudatában vannak annak, hogy a papírmunka sok időt vesz el, a nagy többség mégsem tudja, hogyan digitalizálhatná az adminisztrációját.
Nem ritka ezért, hogy külső segítséget kérnek.
A kutatásból kiderült az is: a vállalkozások 28 százalékánál már tervezik, hogy a papíralapú folyamatok helyett bevezetik a digitális megoldásokat.
Szintén az idézett felmérésből derült ki, hogy a kis- és középvállalkozások körében egyre népszerűbbek a menedzselt nyomtatási szolgáltatások (MPS). Vagyis az olyan távoli segítség alkalmazása, ami megkönnyíti kézben tartani a dokumentumkezelést és racionalizálni a költségeket. A Xerox szerint az érintettek 42 százaléka már használ ilyen szolgáltatást.
Az MPS segítségével csökkenthető a papírfelhasználás és követhetővé válnak a nyomtatási kiadások is.
Az idézett bejegyzés kitért még a mobilizációra is. Eszerint a válaszadó vállalkozások 23 százaléka úgy véli, hogy 2017 végére a mobil eszközök már teljesen részesévé válnak a vállalati munkafolyamatoknak. Az előrejelzések szerint a jövőben jelentősen növekedhet a mobil nyomtatást használók száma.
A Xerox felmérése szerint a kis- és középvállalkozásoknál jövőre az eddigieknél is nagyobb hangsúlyt kap a biztonság, a vállalati adatok védelme. A megkérdezettek 56 százaléka nyilatkozott úgy, hogy az adatvédelmi stratégiát a vállalati nyomtatókra és a multifunkciós berendezésekre is kiterjesztik.
Ez lesz a jövő
A kapott válaszokból nagyon úgy tűnik, hogy a nyomtatás és a dokumentum kezelés rövid időn belül sokat fog változni. Előtérbe kerülnek az Írókéznél is elérhető nyomtatási távfelügyeletek. A mobil munkavégzés előretörése pedig a mobil nyomtatás elterjedését eredményezi.
Fontos tehát, hogy átgondoljuk a nyomtatási stratégiánkat, és alkalmassá tegyük az eszközeinket is a digitális munkavégzésre.
Mi ebben segítünk. Nézzen körül a webáruházunk kínálatában!