Ön tudja, hogy melyik iratokat célszerű iratmegsemmisítővel feldolgozni, mit célszerű digitálisan archiválni, mielőtt kidobjuk, és melyek azok a dokumentumok, amiket eredeti formában ajánlott megőriznünk? Ha nem, adunk egy kis segítséget. Megmutatjuk, hogyan célszerű nekilátni a rendszerezésnek.

Időközönként célszerű átvizsgálni az iratokat és szortírozni. De hogyan kezdjük?

Először is szükségünk lesz egy nagy felületre, akár egy tárgyaló asztalra vagy egy tiszta részre a padlón. Ide ki tudunk teríteni minden dokumentumot, és kezdődhet a rendszerezés.

Második lépésként kategorizáljuk a papírokat. Jelöljük meg a dokumentumokat Post-it-tel, méghozzá színkódok szerint. Válogassunk szét úgy az anyagokat, hogy mi menjen az iratmegsemmisítőbe, mit szkenneljünk be, mielőtt kidobjuk, és miből kell megőriznünk az eredetit. Szóval szerezzünk be legalább három színben Post-it-et! És kezdjük el a konkrét válogatást!

A piros színnel jelölhetjük mondjuk a megsemmisítésre váró iratokat. Ezek közül is válogassuk ki, amiket azonnal “ledarálhatunk”, tegyük is meg ezt azonnal. Tegyük félre, amiket mondjuk a hónap végén vagy az év elteltével kell megsemmisíteni.

Iratmegsemmisítővel megválhatunk például a levélszeméttől, a tájékoztató anyagoktól, a digitális változatban is létező régi kimutatásoktól. Ledarálhatjuk a már nem aktuális értesítőket, a banki kivonatokat. Megjegyeznénk, hogy ez utóbbit akár online is kérhetjük, így nem kell később a fizikai megsemmisítéssel foglalkoznunk. Ami viszont fontos, hogy ha kidobnánk valamilyen céges vagy személyes adatot tartalmazó anyagot, minden esetben használjunk iratmegsemmisítőt, különben illetéktelenek könnyedén visszaélhetnek a bennük lévő információkkal.

Zölddel jelölhetjük a szkennelésre váró dokumentumokat. Ide kerüljenek azok, amiket az eredeti megőrzése mellett a felhőben is tárolnánk. És azok is, amiket elég csak digitális formában megőrizni. Ilyenek lehetnek a korábbi ajánlatok, digitálisan nem elérhető kimutatások. Minden olyan dokumentum, amiken nincs aláírás, így bizonyító ereje sincs. Vagyis digitálisan is betöltik a korábbi szerepüket.

A kék Post-it alá mehet azok a dokumentumok, amiket pár évig mindenképp meg kell őriznünk. Ilyenek a kimenő számlák másolatai, a bejövők eredeti verziói. Az aláírt szerződések, a céges papírok és minden egyéb, bizonyító erejű dokumentum, amikkel magunkat, a cégünket igazolhatjuk. Vagy segíthetnek dönteni egy kérdéses ügyben.

Ennyi az egész.

Rendezze Ön is így az iratait! Meglátja, rengeteg hely szabadul fel, és a digitálisan elérhető verziók nagyban megkönnyítik a munkáját. Nem kell a fizikai keresgéléssel foglalkoznia. A felhőnek köszönhetően pedig online bárhol dolgozhat ezekkel az iratokkal.

Ha nem lennénk biztosak abban, hogy mit nem semmisíthetünk meg, inkább kérjük ki a könyvelő segítségét. De az a kérdés, hogy alkalmas-e bizonyításra egy dokumentum, egyből segíti a döntést.

Ha belevágna az iratrendezésbe...

A szortírozáshoz szükségünk lesz a Post-It-en kívül egy iratmegsemmisítőre, egy jó minőségű szkennerre, a tároláshoz pedig irattartóra, mappákra, genothermre, regiszterre, etikettekre, címkékre és tollra vagy ceruzára.

Szeretné egy helyről beszerezni ezeket? Segítünk. Nézzen körül az Írókéz irodaszer webáruházban!