Miután megvásároltuk az iratrendezőt, még egy praktikus lépést érdemes megtenni. Ha címkét is nyomtatunk a mappákhoz, sokkal átláthatóbb lesz az archívumunk. A címke nyomtatástól pedig nem kell tartani. A legtöbb iratrendezőt gyártó cég ugyanis saját szerkesztőt kínál a vásárolóknak. Amivel csak annyi a teendő, hogy a megadott helyre beírjuk, mi található a mappában, aztán kinyomtatjuk a címkét. Sőt, még a saját logónkat is rátehetjük, így a megjelenés teljesen egységes lesz.

Mi megnéztük: a Rexel, az Esselte és a Leitz is kínál szerkesztőt - ezeknek a márkáknak a termékei mind megtalálhatók az Írókéz irodaszer webáruházban. És valóban mindegyik egyszerűen használható. Arra kell csupán figyelni, hogy az adott termékhez megfelelő sablont válasszunk.

Elvileg saját magunk is kivághatjuk a címkét egy sima papírlapból, de természetesen a gyártók saját, előre elkészített sablonokat is kínálnak. Talán érdemes ezekre is ránézni.

Korábban írtuk, hogy nem csak az iratrendezőkre célszerű feliratokat ragasztani. Bármilyen archiválóra tehetünk címkét. Ebben pedig az Apli etikettek lesznek a segítségünkre. Amikhez egyébként szintén tölthető le sablon. Grafikai tervezői tudásra itt sincs szükség.

Viszont, ha hatékony iratrendezésre törekszünk, lenne még pár dolog a feliratozáson kívül, amire célszerű figyelni.

Egyebek mellett a színkódokra. A mappa kiválasztásakor döntsük el, hogy melyik színű tartóba milyen iratok kerülnek. Például a zöldbe mehet a pénzügy, a kékbe pedig a szerződések és így tovább. Ha ezt begyakoroljuk, később nem kell órákig keresgélni a dokumentumokat.

A feliratok és a színkódok segíteni fognak.

A hatékony iratrendezéshez kaphatók még regiszterek és elválasztó lapok is. Ezeknek akkor vesszük hasznát, amikor egy mappában már annyi anyag található, hogy a konkrét dokumentum kikeresése túl sok időt vesz igénybe.

Itt jegyeznénk meg, hogy a színkódokat mindig a kollégákkal együtt találjuk ki. Praktikus dolog továbbá, ha egy online nyilvántartó rendszert is vezetünk. Így a munkatársaink is biztosan tudni fogják, hogy az egyes anyagokat merre keressék az archívumban.

De mire lehet még szükségünk a hatékony iratrendezéshez?

Iratrendezőre, tokos iratrendezőre, gyűrűs dossziékra mindenképpen. A dokumentumok elhelyezéséhez szükség lesz genothermre, a hatékony rendszerezéshez pedig regiszterre és elválasztó lapokra is. A felsorolt termékek itt.

Amennyiben olyan iratrendezőt vásároltunk volna, amin nincs címketartó, külön is vásárolhatunk ilyet. Ezek általában gyűrűs könyvekhez és iratpapucsokhoz is megfelelők. Rengeteg verzió létezik ezekből, érdemes ránézni a kínálatra.

Ha tehát hatékony iratrendezésre törekszik, ne érje be “csak” egy iratrendezővel. Készítsen címkét, használjon regisztert, mindezek mellett pedig figyeljen a színkódokra és hozzon létre nyilvántartó rendszert is!

Mi, az Írókéz irodaszer webáruházban az archiváló eszközök beszerzésében segítünk. Nézze meg a kínálatunkat itt!