Digitálisan, vagy hagyományos módon rendszerezzük a céges iratainkat? Megpróbáltuk összehasonlítani a két megoldást. Mutatjuk, hogy mi lett az eredmény.

 

 

 

Milyen eszközökre, irodaszerekre lesz szükség?

 

Ha hagyományos módon rendszereznénk az iratainkat, szükségünk lesz - a cég méretétől függően - legalább egy-két iratrendezőre. Amihez minimum genothermet vennünk kell. De, ha már több az irat, tokos iratrendező is szükséges. Ha pedig kimondottan precíz rendszerezést szeretnénk, elálasztó lapokat is célszerű az iratrendezőbe tenni, és címkézni is ajánlott.

 

Mi a helyzet a digitális archiválással eszközigény tekintetében?

 

Ha digitálisan rendszereznénk, egy szkenner biztosan kelleni fog a számítógéphez. A beolvasott anyagokat másolhatjuk a merevlemezre, de a felhőben is tárolhatjuk. Vagyis internet kapcsolat sem árt. Ha kis méretű a cégünk, és kevés a dokumentum, akkor egy ingyenes felhő tárhely is megteszi. Viszont ha már komolyabb megoldásban gondolkodunk, fizetnünk kell havi díjat.

 

 

Amennyiben az eszközigényeket vetjük össze, az látszik, hogy a hagyományos archiváláshoz több mindenre van szükség. De ez nem jelenti azt, hogy a digitálisnál drágább megoldás lenne. Csak ez utóbbinál talán jobban eloszlanak a költségek.

 

Kell egyáltalán választanunk a kettő közül?

 

Más kérdés, hogy a digitális megoldásnál gyorsabb az anyagok előkeresése, és elvileg bárhol - ahol van internet kapcsolat - használhatjuk is ezeket a dokumentumokat a munkánkhoz.

 

Szemben a papír alapú archiválással... Viszont azt is meg kell jegyezni, hogy számos helyen csak az eredeti dokumentumokat fogadják el. Ebből kiindulva bármennyire is szeretnénk, a hagyományos iratrendezést nem hagyhatjuk ki a teendők sorából.

 

Vagyis ha az érveket és az ellenérveket végignézzük, arra juthatunk, hogy digitális archiválás nélkül még csak-csak lehet boldogulni. De a hagyományos iratrendezés nélkül nem nagyon.

 

Ugyanakkor tartani kell a lépést a digitális fejlődéssel, így talán a felhő alapú megoldásokról sem célszerű lemondani. Ezért mi azt javasoljuk, hogy az eredeti példányokat archiváljuk hagyományos iratrendezőkkel. Míg a gyakran használt céges, kevésbé bizalmas dokumentumokat tároljuk a felhőben. Ha így teszünk és bizonyos anyagokat digitalizálunk csak, talán még egy ingyenes felhő tárhely is elegendő lesz. Vagyis plusz költségünkbe nem kerül a digitális archiválás.

 

Legfeljebb egy plusz munkafázist kell beiktatni a tevékenységbe: mielőtt az új anyagokat az iratrendezőbe tesszük, szkenneljük be azokat, így később mindkét formátumban használhatjuk.

 

Talán manapság így a leghatékonyabb az archiválás...

 

Mi, az Írókéz irodaszer webáruházban számos, archiválást segítő irodaszert kínálunk. Ezeket itt tekintheti meg. Ha pedig szkennerre lenne szüksége, itt válogathat. De ne felejtse el megnézni a multifunkciós nyomtatókat se! Kisvállalkozóknak különösen ajánlott végigböngészni ezt a kínálatot.