Valószínűleg Önnel is előfordult már, hogy olyan sok lett az irodai teendője, aminek következtében már a feladatok észben tartása is külön kihívás volt. De mit tegyünk ilyenkor, melyek a leghatékonyabb módszerek arra, hogy ne maradjon el semmi? Mutatunk pár irodaszert, ami segíthet.

 

Ideje tervezgetni a nyaralást! És megnézni, bírja-e még a régi utazótáska, vagy szerencsésebb újat vásárolni helyette. Csak egy rövidebb üzleti útra készül? Az utazótáskát ebben az esetben se nélkülözheti.

 

Miközben egyre inkább elterjed az úgynevezett felhőbe történő adatmentés és tárolás, egyáltalán nem látszik „megtörni” a merevlemezek piaca, hiszen a gyártók folyamatosan jelennek meg a nagyobbnál is nagyobb kapacitással rendelkező háttértárolókkal. És nem csak a „beltartalomra”, azaz a kapacitás bővítésére helyeznek nagy hangsúlyt, hanem a küllemre is: a kínálatban egyre több a rendkívül igényesen kialakított, többségében színes, igazán dizájnosnak mondható hardverelem. A legújabb fejlesztések egy tekintélyes része kifejezetten a notbookok és a tabletek „tartozékaként” funkcionál, ennélfogva – a minél nagyobb kapacitás és a biztonságos tárolás mellett – itt is a kis méret és a mobil alkalmazás a fő szempont.

 

A leggyakrabban használt irodaszer valószínűleg a toll. Nem véletlen, hiszen szinte minden munkaterületre találni alkalmasat belőlük. Van, hogy rollertollra, esetleg golyóstollra van szükségünk, máskor viszont a zseléstollnak vagy a filctollnak vesszük igazán hasznát. De vajon tudjuk-e, melyik írószernek milyen tulajdonságai vannak, mikor használhatjuk igazán hatékonyan azokat?

 

Úgy tűnik, még nem járt le a jegyzetfüzetek és a kézírás ideje. Csupán átalakul a használatuk. Az Evernote úttörő ezen a téren, mármint a jegyzetkészítés digitális formáját illetően. Ezért nem is meglepő: a nagy jegyzetfüzet és írószergyártókkal közösen meg is teremtették annak a módját, hogy összekapcsolható legyen a kézzel írt jegyzet és az egyre inkább digitalizálódó életmód.

 

Tudta, hogy az irodá(k)ba is kötelező mentődobozt rendszeresíteni? Sőt ahol tízen dolgoznak, oda nem is elég egyet, hanem legalább kettőt. És a vonatkozó rendelet szerint minden további ötven dolgozó után újabb elsősegélynyújtó ládát kell beszerezni. Ráadásul a lejárati idő is számít, így szinte magától értetődő, hogy folyamatosan érdemes figyelni a mentődobozok meglétére és azok lejárati idejére. Kisebb baleset bármikor bárkivel előfordulhat, s ha valóban fel akarunk készülni az ilyen váratlan helyzetekre, akkor van még néhány tippünk a hatékony munka- és egészségvédelemre.

 

Szokott bosszankodni, ha nehezen találja meg az irodaházban a keresett személy szobájába vezető ajtót? Vagy ha annyira elmosódott a mellékhelyiség ajtajára kitett jelzés, hogy nem lehet eldönteni, a női vagy a férfi mosdó van-e az ajtó mögött? Látszólag apróságnak tűnő dolgokon múlik, hogy könnyen tájékozódunk, avagy azt érezzük, szinte elveszünk a folyosókon. És tényleg apróság, pár ezer forinton múlik, ennyibe kerülnek a tájékoztató táblák.

 

Az irodai nyomtatás mára óriási mértékben megváltozott. A nagy gyártó cégek ugyanis arra törekszenek, hogy a multifunkciós készülékeiket az irodai munka középpontjába helyezzék. Ehhez pedig olyan funkciókkal ruházzák fel azokat, amik valóban megkönnyítik és hatékonyabbá teszik a mindennapi feladatok elvégzését. Komoly szerepet kapnak a mobil lehetőségek, a termelékenységet javító megoldások és a költségcsökkentést, az anyagi oldalról is gazdaságos működést segítő funkciók is.

 

Sokszor érintettük már az irodaszerekkel kapcsolatos tudnivalók, érdekességek taglalásakor, hogy a jövő a hordozható eszközökben rejlik. És nem csak a civil életben, hanem a munkahelyen is egyre nagyobb hangsúlyt kapnak ezek a készülékek. Van, hogy mobilról nyomtatunk, a megbeszélésen pedig tabletbe írjuk a jegyzetet. Sőt, az is előfordul, hogy egy megbeszélést is ezek segítségével, mondjuk Skype-on keresztül bonyolítunk le. Ha Ön is gyakran használja ezeket a hordozható eszközöket, bizonyára tudja, hogy fontos vigyázni rájuk, és azt is, hogy a hordozható eszközök is részét képezik a megjelenésnek. Ezért nem mindegy, milyet választunk. Ha tehát a dizájn és a praktikum is számít Önnek, nézze meg, milyen új “ruhát” kínál  a Leitz az iPhone és az iPad készülékekhez.

 

És azt tudta, hogy ha folyamatosan nyomtat, kevesebbe kerül a nyomtatás, mintha ki-bekapcsolgatná a nyomtatót és így nyomtatna? De akkor sem sokkal jobb a helyzet, ha egész nap bekapcsolva hagyjuk a nyomtatót, és a nyomtatások között szüneteket tartunk. Egyértelműen akkor a leggazdaságosabb a nyomtatás, ha egyszerre nyomtatunk ki minden, az adott napra vagy hétre tervezett dokumentumot.

 

Valljuk be: ritkán jut eszünkbe, hogy hosszabb távra gondolkodjunk, amikor hirtelen venni kell az irodába valami „filléres” író- vagy irodaszert, mert kifogyott az utolsó darab is. Ilyenkor inkább a gyors vásárlás mellett döntünk, mintsem végiggondolnánk, hogy hosszabb távon mennyit spórolhatnánk azzal, ha nem darabonként, hanem párban, esetleg csomagban vennénk meg a szükséges kellékeket.

Nézzünk néhány példát!