Ön mennyire figyel oda a céges iratkezelésre? És most nem a papírok archiválására gondolunk, hanem a bizalmas adatok kezelésére. A legtöbben erre sajnos nem figyelnek oda, pedig komoly következményei lehetnek annak, ha illetéktelenekhez kerülnek az adataink. A Fellowes iratmegsemmisítők forgalmazásával is foglalkozó vállalat oldalán közölnek is erre vonatkozóan néhány tippet, amit szerintünk is érdemes megfogadni.

Csak a legfontosabbak

Jobban tesszük, ha komoly adatvédelmi, iratkezelési szabályzatot dolgozunk ki a cégnél. Ezeket pedig minden munkavállalóval megismertetjük. Fontos, hogy az iratok kezelésekor feltüntessük a dokumentumon, hogy melyik titkos vagy bizalmas. És arra is figyeljünk oda, hogy ezeket az iratokat csak a megfelelő felelősségi körben dolgozó kollégák érhessék el. Tartsuk továbbá zárható szekrényben, fiókban a bizalmas dokumentumokat. És ügyeljünk arra is, hogy éjszaka ne maradjanak elő.

Ha az irat elévült, gondoskodjunk a megfelelő megsemmisítéséről. Ne a szemetesbe dobjuk még akkor se, ha összetépjük. A bizalmas dokumentumok esetében mindenképpen használjunk iratmegsemmisítőt. De egy egyszerű levél esetén se árt biztosra menni.

Gondoskodjunk arról is, hogy az informatikai rendszerünk is biztonságos legyen. Különösen nagy figyelmet fordítsunk az elektronikus levelezésre!

És mire figyeljünk még?

Nem árt, ha a céges és a magán hitelkártyákat és azok pin-kódját is biztonságos helyen tároljuk. Mondjuk egy zárható széfben. A számlákat, blokkokat soha ne dobjuk ki egyben. Ahogy a banki kivonatokat és a reklámtermékeket sem ajánlott megsemmisítés nélkül a kukába tenni.

A Fellowes azt javasolja, hogy ha lehetséges, használjunk konfetti-vágású iratmegsemmisítő gépet. Ez nagyobb biztonságot ad.

Az adatvédelem szempontjából fontos, hogy vigyázzunk a postánkra. És ha elköltöznénk, legalább egy évig irányítsuk át a leveleinket a régiről az új címére. Vonatkozik ez a magánszemélyekre és a cégekre is.

Mitől kell félni?

Magánszemélyek esetében sajnos előfordul az identitáslopás. És az is megesik, hogy a cég nevére a tudtukon kívül mások vásárolnak eszközöket. Ez csak pár példa.

Ha nem figyelünk oda, az erre szakosodott bűnözők sajnos könnyedén visszaélhetnek az adatainkkal. És nem kell nagy dolgokra gondolni. A kukából kiszedett levelek, számlák sokszor elegendő adatot kínálnak ahhoz, hogy aki akar, visszaélhessen velük.

Mi a megoldás?

A megfelelő iratkezelés mellett a hatékony iratmegsemmisítés. Cégek és magánszemélyek is ügyeljenek erre! És ha tehetik, válasszanak maguknak megfelelő iratmegsemmisítő gépet. Sajnos a dokumentumok összetépése ma már nem elég…

Ha hatékony iratmegsemmisítőt keres, nézzen körül az Írókéz irodaszer webáruházban!