Túl sok a papír az irodájában? Nem tudja, hol tárolja a rengeteg dokumentumot? Digitalizálná a nyomtatványokat, de nincs tisztában vele, milyen megoldást válasszon? A papírmentes iroda egyelőre még csak álom, hiszen rengeteg olyan, úgynevezett hivatalos irat gyűlik az íróasztalon vagy a szekrényekben, amikre előbb-utóbb szükség lesz. Például vállalkozói és munkaszerződések, adóhivatali nyomtatványok és sorolhatnánk. Jobb lenne ezeket digitális formában őrizni? Hát persze.

 

 

A nyomtatványok digitalizálása kétféle módon történhet. Például egyszerűen lefényképezzük azokat a mindig kéznél lévő okostelefonnal vagy tablettel, bár erről a módszerről érdemes rögtön megjegyezni, hogy az így digitalizált dokumentumok későbbi tárolása és felhasználása nem lesz éppen korszerűnek mondható.

 

Jobb és okosabb megoldás a szkennelés, ám ehhez megfelelő készülékre lesz szükségünk. Sokan azt gondolják, a szkennerek fölött eljárt az idő, pedig nincs igazuk. A fejlesztők, a gyártók manapság is sokat dolgoznak a technológia korszerűsítésén, ami szintén azt mutatja, hogy van igény a dokumentumbeolvasó eszközökre.

 

Ha szkennert keres az Írókéz irodaszer webáruházban, kattintson ide!

 

A kínálatban talál mobil eszközöket is, például az Epson termékét 54 ezer forintért, amire érdemes talán több időt és figyelmet is fordítani.

 

De ha a legjobb megoldást keresi, akkor a multifunkciós készülékeket ajánljuk. Hogy miért éri meg jobban ilyen eszközt vásárolni az irodába, arról olvassa el egy korábbi bejegyzésünket. A multifunkciós készülékek előnyeiről itt írtunk.

 

 

De most fordítsuk a figyelmünket elsősorban a szkennelésre!

 

A multifunkciós eszközök általában rendelkeznek automatikus dokumentum adagolóval (ADF – Automatic Document Feeder). Kapacitásuk többnyire 50 lap, ennyit lehet az adagolóba helyezni és egyszerre beolvasni.

 

Az automatikus dokumentum adagolónak – ezt nevezik eredeti adagolónak is - három típusa van. Az ADF a papírlapnak csak az egyik oldalát tudja beolvasni, ezért a kétoldalas dokumentumokat kézzel kell megfordítani és visszatenni az adagolóba. Az ARDF (Automatic Reversing Document Feeder) meg tudja fordítani az oldalt, így a kétoldalas dokumentumokat két behúzással, de beavatkozás nélkül lehet beolvasni. Természetesen egy kétoldalas lap beolvasásához kétszer annyi idő kell. A nagyteljesítményű eszközökhöz alapkiépítésben vagy opcióként olyan ARDF jár, amelynek két érzékelő sora van, azaz a kétoldalas dokumentumokat egy behúzással tudja beolvasni. Magas áruk miatt ezeket csak olyan irodákban vagy másolószalonokban érdemes alkalmazni, ahol valós igény a kétoldalas dokumentumok nagy mennyiségű másolása, szkennelése. Erről további részletek itt.

 

Brother hordozható szkenner

 

 

Brothet hordozható szkenner - Írókéz irodaszer webáruház

 

A szkennerrel is felszerelt multifunkciós készülékek legújabb fejlesztéseiről érdemes még megjegyezni, hogy van olyan, amelyik képes a beolvasott dokumentumot e-mailként elküldeni vagy valamilyen tároló helyen biztonságosan megőrizni. Erről az adott készülék leírásánál lehet bővebbet megtudni. (Érdemes azt is megjegyezni, hogy sok multifunkciós készülék rendelkezik saját tároló kapacitással – merevlemezzel – is.)

 

Ami még nagyon fontos: ha lehet, olyan szkennert válasszunk, amelyik képes háromféle file-típusban megjeleníteni a beolvasott dokumentumot. Jó, ha választhatunk a következő lehetőségek közül: TIF, JPG, PDF. Ez abból a szempontból sem közömbös, hogy milyen állományként szeretnénk a dokumentumot a későbbiekben tárolni, illetve felhasználni.

 

És még egy fontos szempont a választáshoz: ez pedig a karakterfelismerés.

 

A pontkép állományok nagy hátránya, hogy nem lehet bennük szöveg alapján keresni, pedig a digitalizált szöveges dokumentumok (számlák, szerződések, ajánlatok, stb.) kezeléséhez ez elengedhetetlen. Ehhez a dokumentum pontkép állományát az adott nyelvet ismerő optikai karakter-felismerő programmal (OCR- Optical Character Recognition) szöveges formátumra kell konvertálni.

 

Számos gyártó eszközein lehetőség van arra, hogy egy magyar nyelvű karakterfelismerő alkalmazással közvetlenül a szkennelés után magán a multifunkciós eszközön dolgoztassuk fel a digitalizált szöveges dokumentumot. Ennek az eredménye egy speciális, PDF formátumú fájl, amely a pontkép mellett a szöveget is tartalmazza, mégpedig kereshető formában.

 

Így valóban korszerű módon tárolhatja digitális formában a korábbi papír alapú dokumentumokat. Kis helyen, úgy is mondhatnánk, láthatatlanul.

Vinaora Nivo SliderVinaora Nivo SliderVinaora Nivo SliderVinaora Nivo SliderVinaora Nivo SliderVinaora Nivo SliderVinaora Nivo Slider