A hatékony iratrendezés a munkahelyi produktivitás egyik meghatározó feltétele. A Facebook oldalunkon postoltuk nemrég, hogy az irodai dolgozók naponta átlagosan 1,5 órát töltenek a munkájukhoz szükséges dolgok keresésével. Ami egy évben 6 hetet jelent… Ez pedig nagyon sok értékes idő. Vagyis lényeges, hogy foglalkozzunk az irataink rendezésével, archiválásával. De milyen eszközök szükségesek ehhez?

 

Az irodai asztalunkra mindenképpen helyezzünk el egy irattálcát. Ez leginkább arra szolgál, hogy a bejövő és a kimenő munkák dokumentumait külön, jól átlátható módon tudjuk kezelni.

 

A teljesen kész anyagokhoz kapcsolódó iratokat viszont már gyűrűs dossziékban vagy tokos iratrendezőkben célszerű tárolni. Ha nem vagyunk túl nagy “dokumentum gyárosok”, az egyszerű iratpapucs is megteszi.

 

Viszont ha már archiválunk, címkéznünk is kell. A rendszerezés ugyanis nem attól lesz teljes, hogy külön válogatjuk a papírokat, hanem a precíz sorrendtől és a jól megkülönböztethető feliratozástól.

 

 

Ebben természetesen a segítségünkre vannak az irodaszer gyártók, ugyanis külön iratrendező címkét is beszerezhetünk már. Sőt, ha szeretnénk, magunk is nyomtathatunk ilyen címkéket. Ehhez saját tervező programot bocsátanak a vásárolók rendelkezésére az egyes irodaszer márkák. A Leitz, az Esselte például egy Easy print nevű alkalmazással segít, ami elérhető a gyártó weboldalán.

 

Ugyanakkor a precíz rendszerezéshez szükség lesz regiszterre és elválasztó lapokra is. Valamint, ha nem fűzzük le az anyagot, akkor genothermre. Hiszen valamibe bele kell tennünk az archiválásra szánt papírokat. Lefűzés esetén pedig ne feledkezzünk meg a lyukasztóról.

 

Végül: az utolsó fázisa az iratrendezésnek az archiválás. Azokat a dokumentumokat, amiket már egy ideje nem használunk, tegyük feliratozható karton archiváló dobozba. Amiket aztán gyűjtsünk egy archiváló konténerben. Így tegyük el azokat az anyagokat, amikre később még szükség lehet, de a napi munkában már nem vesszük hasznukat.

 

Plusz szabaduljunk meg azoktól az anyagoktól, amik már egyáltalán nem kellenek. De ne úgy, hogy egyszerűen kidobjuk a kukába. Hanem szakszerűen, iratmegsemmisítővel tüntessük el azokat. Arról, hogy milyen iratmegsemmisítő gépet célszerű vásárolnia, itt olvashat.

 

Az archiváláshoz, iratrendezéshez szükséges eszközöket pedig itt, az Írókéz irodaszer webáruházban szerezheti be.

 

Fotó: Freepic.com

Vinaora Nivo SliderVinaora Nivo SliderVinaora Nivo SliderVinaora Nivo SliderVinaora Nivo SliderVinaora Nivo SliderVinaora Nivo Slider