Egy alkalommal megkérdezték a cégek vezetőit és a dolgozóit arról, hogy miért rendszerezik az iratokat tavasszal - merthogy számos vállalkozásnál hagyománya van ennek. A kérdésre a többség azt válaszolta, hogy ha nem foglalkoznak a rendszerezéssel, később egészen extrém méreteket ölthet a rendetlenség, ami oda vezethet, hogy a dokumentumok előkeresése rengeteg időt vehet el az értékes munkanapból.

De hogyan rendszereznek, milyen irodaszereket használnak ehhez a gyakorlott kollégák?

Legelőször arra figyelnek, hogy kategória alapján válogassák szét a dokumentumokat. Megnézik, hogy mi az, amit “örökre” meg kell őrizni, mik menjenek a havi mappába - ez az időrendi rendszerezés. De készítenek ezen belül külön mappát a könyvelésnek, a szerződéseknek, az ajánlatoknak is.

Mindezekhez elsősorban felcímkézhető iratrendezőt használnak, amiket tokkal együtt tesznek fel a polcra. A többség kiemeli a címkézés fontosságát, ugyanakkor a színek szerinti csoportosítást is. Egy-egy témakörnek megfelelő anyag azonos színű mappába kerül.

Ugyanakkor egyre többen igyekeznek áttérni a papírmentes irodára. Így amit lehet, a tavaszi rendszerezéskor digitalizálnak és azt a felhőbe töltik fel, hogy onnan bármikor elővehessék. A legfontosabb dokumentumokat persze megőrzik hagyományos papír alapú formában is, amit lehet, azt viszont csak online tárolják.

A papír pedig megy az iratmegsemmisítőbe. Ezt a lépést is egyre többen tartják fontosnak. Ma már kevesebben vannak azok, akik csak úgy kidobják a feleslegessé vált céges dokumentumokat. Meglátásunk szerint is érdemes biztosra menni, és amitől csak lehet, iratmegsemmisítővel megszabadulni.

És akkor most nézzük, milyen irodaszerekre lehet szükség ahhoz, hogy rendet tudjunk tartani az irodában!

Az iratrendező irodaszerek közül kelleni fog iratrendező mappa, gyűrűs dosszié, tokos iratrendező, elválasztó lap, genotherm. A feliratozáshoz öntapadó zseb - ha nincs a mappán. Továbbá a különféle jelölő címkéknek is hasznát vehetjük.

Az digitalizáláshoz szkennerre lesz szükség. De multifunkciós készülékekkel is nekiláthatunk az anyagok beolvasásának.

A dokumentumok tárolása a felhőben megoldható. Viszont a biztonság érdekében jó, ha saját merevlemezünkön is megőrizzük ezeket. Akár egy külső tárolót is rendszeresíthetünk erre.

Végül a megsemmisítéshez szükségünk lesz iratmegsemmisítőre. Ezekből rengetegféle létezik, cégprofiltól függ, hogy melyik az ideális (Korábban itt foglalkoztunk a témával.)

Nagyjából ennyi.

Ön is tavaszi rendrakásra készül? Netán kifogyott az irodaszerekből vagy újítana kicsit? Nálunk, az Írókéz irodaszer webáruházban minden szükséges irodaszert megtalál. Nézze meg a kínálatunkat itt!