Régen, ha adattárolásról volt szó, többnyire a hagyományos archiválás jöhetett csak számításba. Ma viszont a papír alapú megoldások mellett jó pár egyéb, főként digitális lehetőség is kínálkozik a dokumentumok tárolásra. De tudjuk-e, hogy ezek közül melyek a legbiztonságosabbak? És azt, hogyan célszerű archiválni, ha azt szeretnénk, hogy a munka a lehető leggördülékenyebben menjen? Mutatjuk.

A hagyományos archiválási módszert aligha lehet elhanyagolni. Ma is éppúgy szükség van a dokumentumok eredeti változatának megőrzésére, mint régen. A hivatalos papírjainkat manapság is iratrendezőkbe célszerű tenni. Lehetőleg jól felcímkézett, helyesen rendszerezett formában. Igen ám, de az eredeti anyagokra legfeljebb csak akkor van szükségünk, ha valamit bizonyítanunk kell. A legtöbbször elég a másolat is. Manapság ezért nem árt digitális formában is rögzíteni a szerződéseket, a fontosabb számlákat. Ezeket szkenneljük be és precízen archiváljuk a számítógépünkön. Ha hordoznánk a digitális anyagainkat, használjunk pendrive-ot! De ne felejtsük el, hogy a bizalmas anyagok esetén olyan hordozót célszerű választani, amin az anyagok az illetéktelen felhasználóktól akár jelszóval is megvédhetők.

A mai kor egyik nagyon praktikus archiválási módja a felhő. Ha itt tároljuk az anyagokat, bármikor, bárhol elérhetjük azokat. Szükség esetén pedig pillanatok alatt tovább is küldhetjük.

Ha precízen rendszereztünk, a digitális anyagok keresése is gyerekjáték. Szemben egy hagyományos archívummal, ahol azért egy begépelt szónál többre van szükség. Ettől még persze szükség van a fizikai, papír alapú adattárolásra is. Ott még ugyanis nem tartunk, hogy minden csak digitális formátumban létezzen. De tény, hogy a digitális aláírás terjedésével ez az időpont már egyre közelebbinek tűnik.

Mindenesetre a mai szükségleteket és a lehetőségeket nézve egy vállalkozásnak feltétlenül szüksége van a hagyományos iratrendezési eszközökre. Az anyagok hordozását segítő biztonságos pendrive-okra, ha pedig papír alapú dokumentumokat vinnénk magunkkal, ehhez való mappákra. Technikai oldalról nézve a szkenner is elengedhetetlen eszköz.

De, hogy melyek ezek közül a legbiztonságosabbak? Több oldalról is megközelíthető a kérdés.

A papír alapú dokumentumok könnyen illetéktelenek kezébe kerülhetnek. Míg a digitális megoldások jelszóval védhetők. Viszont, ha nincs épp internet kapcsolat, hiába van a felhőben minden anyagunk, nem tudunk vele dolgozni. Jó dolog továbbá, hogy egy kereső szóval is megtalálható egy régi dokumentum a digitális archívumban. De, ha hiteles, eredeti változatra van szükség, akkor mindenképpen a hagyományos archívumban kell keresgélnünk.

Láthatóan léteznek előnyök és hátrányok is. Ezért mi azt gondoljuk, a legpraktikusabb, ha az eredeti anyagokról készülnek mindennapi használatra, hordozásra való papír alapú másolatok. De ugyanúgy fontos, hogy létrehozzunk digitális archívumot is, ami szükség esetén akár a felhőből is elérhető.

Ön is törekedne a modern archiválásra? Mi, az Írókézben kínálunk ehhez megfelelő eszközöket. Nézze meg a kínálatunkat itt!