Az irodában rendnek kell lennie. A munka csak akkor lesz igazán produktív, ha az asztalon mindennek megvan a maga helye. Fontos, hogy csak azok a dolgok legyenek az asztalon, amiket használunk. A többit tegyük elérhető közelségbe. Ha megszabadultunk a felesleges papíroktól, jegyzetektől és a ritkán használt irodaszereket is eltettük az útból, alakítsunk ki egy munkazónát az asztalon.
Ide kerüljenek - lehetőleg karnyújtásnyira -, a leggyakrabban használt irodaszerek. Az imént említett, kevésszer használt eszközök és dokumentumok tárolására alkalmas dobozokat pedig ne felejtsük el feliratozni. A rendszerezéshez készítsünk egy nyilvántartó rendszert is. Így a kollégák is tudni fogják, hogy mit hol keressenek az irodában.
Irodaszerek, irodai eszközök tárolására alkalmas dobozokat itt talál, dokumentumok archiválására pedig használja ezeket mappákat.
A munkát még úgy is gördülékenyebbé teheti, ha az archivált dokumentumokról digitális másolatot is készít. Így, ha csak visszakeresne valamint, a számítógépén pillanatok alatt megteheti. Nem kell feleslegesen a nyilvántartási rendszerből kikeresni az eredeti anyag pontos helyét.
Kétségtelen, hogy a papírok, a jegyzetek okozzák a rendetlenséget a legtöbb irodában. Ezért ezek rendszerezésére kell a legjobban figyelni. Mondjuk úgy, hogy létrehozunk különféle mappákat. Például olyat, amibe a találkozókhoz, megbeszélésekhez szükséges anyagok kerülnek. Ilyenek lehetnek a céges marketinganyagok, ajánlatok, kimutatások, jelentések vagy az aláírásra váró szerződések.
Az irodai asztalon lévő dokumentumok rendszerezésére a legpraktikusabb eszköz az irattálca. Nézze meg ezeket itt!
Hasznos lehet, ha létrehozunk egy olyan mappát, amibe a válaszra, jóváhagyásra váró anyagok kerülnek. Legyen egy teendők mappa (ez heti teendő legyen) az asztalon és az elolvasandó anyagok, újságok, ajánlatok is kerüljenek külön helyre. Ezekbe a nem kimondottan sürgős dokumentumokat szokás tenni. A fontosabb olvasnivalók a teendők mappába kerüljenek. És még egy mappát célszerű létrehozni - ide az új ötletekre vonatkozó jegyzeteinket tegyük. Persze ezeket a noteszünkbe, a jegyzetfüzetünkbe is célszerű leírni.
Ugyancsak fontos, hogy beérkezett leveleket is rendezzük. Erre külön levéltartót célszerű rendszeresíteni. A lezárt projektek anyagait pedig ne tartsuk az asztalon. Ezeket archiváljuk.
A helyes archiválásról itt tudhat meg többet. A megfelelő archiváló eszközöket pedig itt találja.
Az asztalon lévő írószereket tegye írószer tartóba. És a fiókban is tegyünk rendet. Ide tegyük a borítékokat, a jegyzettömböt, a gemkapcsot, a póteszközöket, azokat az irodaszereket, amik a naponta használt eszközökhöz kapcsolódnak. A személyes tárgyak mindig külön fiókba kerüljenek.
Rendszerezze ön is az irodaszereket a munkahelyén, figyeljen oda a megfelelő archiválásra. Higgye el, sokkal hatékonyabb lesz így a munka. Ha ezt Ön is belátja és szeretné, hogy átlátható rend legyen az irodájában, megfelelő eszközöket itt talál ehhez.