Rendezze szisztematikusan az irodai dokumentumokat! Ha kialakít egy állandó rendszert, sok időt spórolhat, és sokkal hatékonyabb lesz a munka is. Ha még nem alkotott saját archiválási módszert, most mutatunk egyet, ami szerintünk beválhat.

 

 

A lényeg, hogy egyszerű rendszerezésben gondolkodjunk. Fontos, hogy mások is átlássák a szisztémát. Kezdetnek hozzunk létre egy iktatási, nyilvántartási rendszert. Ezt vezethetjük papír alapon is, de manapság online már egyszerűbb. Főleg akkor, ha mindez a felhőben található, és bárkinek, bárhonnan elérhető. Persze csak akkor, ha rendelkezik hozzáféréssel.

 

A rendszerezésnél használjunk színeket. Legyenek témakörök, amikhez különböző színek tartoznak. Ezeket jelenítsük meg a nyilvántartó rendszerben is. Mi azt javasoljuk, hogy a mappák színeit válassza meg előre. Így már távolról tudja, milyen irányba kell elindulnia, ha keres valamit az irodában. A pénzügy mondjuk lehet zöld, a szerződések kerülhetnek pirosba.

 

És, ha már a jelölésnél tarunk, használjunk címkéket is. Mivel egy témakörbe több mappa is tartozhat, célszerű a címkézésre is időt szánni. Szerintünk a számozás sokat segíthet. Maradva a pénzügyi mappa témánál: ha keresünk egy 2 évvel ezelőtti számlát, tudjuk, hogy zöld mappát kell keresnünk. A nyilvántartásban pedig megnézzük, hogy hányas mappában vannak ezek a számlák. A nagy méretű számok alapján pedig pillanatok alatt megtaláljuk a polcon az adott iratrendezőt.

 

 

Ha megvan a mappa, az abban lévő dokumentumokat egy tartalomjegyzékben felsorolhatjuk. És itt is alkalmazhatunk színes jelölést. Az elválasztó csík például nagyon praktikus. Hasznos dolog lehet ez, hiszen így nem kell végigforgatni az egész mappát. Egyből tudjuk, hova kell lapoznunk.

 

A legfontosabb dolog, hogy a nyilvántartási rendszer rendben legyen. Ha azt nem jól vezetjük, minden hiába. Persze vásárolhatunk színes mappákat, ha nincs meg a rendszer, de így nem lesz elég hatékony a munka. Vagyis látható, hogy az egyik a másik nélkül nem hoz igazán eredményt. Nyilván egy-két mappa esetén nem kell komoly archiválási rendszer, de több éve működő, nagyobb forgalmú cégnél már érdemes erre áldozni.

 

Mi az irodaszer, az archiváló eszközök beszerzésében tudunk segíteni. A szisztémát viszont Önnek kell kitalálnia. De talán a leírtak segítenek abban, hogy ez is egyszerűbben menjen. Lehet, hogy az elején nehézkes lesz átállni egy új módszerre, de később, ha már gördülékenyen működik a dolog, sokkal hatékonyabb lesz az irodai munka.

 

Milyen archiváló irodaszerekre lehet szüksége?

 

Gyűrűs dosszitokos iratrendezőelválasztó csí a mappába. És karton regiszter - ugyancsak a dossziéba. Esetleg címketartó zseb is kellhet, amit a mappánk gerincére ragaszthatunk.

 

Ha tehát irodaszerre, archiváló eszközre lenne szüksége, nálunk, az Írókéz irodaszer webáruházában komoly választékot talál!

Vinaora Nivo SliderVinaora Nivo SliderVinaora Nivo SliderVinaora Nivo SliderVinaora Nivo SliderVinaora Nivo SliderVinaora Nivo Slider