Valószínűleg Önnel is előfordult már, hogy olyan sok lett az irodai teendője, aminek következtében már a feladatok észben tartása is külön kihívás volt. De mit tegyünk ilyenkor, melyek a leghatékonyabb módszerek arra, hogy ne maradjon el semmi? Mutatunk pár irodaszert, ami segíthet.

Egyik sem újdonság, viszont nem biztos, hogy eddig használta ezeket. Pedig érdemes akár mindegyiket egyszerre bevetni, hiszen a hatékonyság és az irodai feladatok pontos elvégzése múlhat rajta.

Jó irodaszer = hatékonyabb munka

Az első, amit szerintünk mindenkinek érdemes használnia, az a határidőnapló. Ez az irodaszer főleg arra jó, hogy az előre eltervezett feladatokat pontosan rögzítsük benne. Akár hetekre, hónapokra előre is beírhatunk bármit, így garantáltan nem marad el semmi - legalábbis a tervezett teendők közül.

De mi a helyzet akkor, ha váratlanul kapunk egy új feladatot, és nem tudjuk azonnal elvégezni. Ebben az esetben valószínűleg hiába írjuk be a határidőnaplóba, hiszen azt már reggel átfutottuk, nem nézegetjük folyamatosan.

Az ilyen esetekben a legjobb, ha Post-it jelölőket ragasztunk olyan helyre, amit garantáltan nem kerülünk el. Persze egy asztali naptár is segíthet, mert szem előtt van, de a leghatékonyabbnak ilyenkor mégis csak a Post-it tűnik.

Van még egy egy módszer, illetve irodaszer, ami szintén segíthet: ha egy parafa táblára kitűzzük a napi teendőket. Ha új feladat jön, felírjuk egy jegyzetre, és a papírt csak kitűzzük egy térképtű segítségével. Persze nem csak a hirtelen jött feladatokat, hanem az egész napi teendőket is kiírhatjuk, amit elvégeztünk, azt pedig eltávolítjuk róla. Szóval mielőtt vége lenne a napnak, látjuk, hogy van-e még valami, amit el kell végeznünk.

Erre egyébként nem csak a parafa tábla, hanem az irodaszer webáruházban szintén beszerezhető, filccel írható tábla is segíthet. Ez is nagyon hasznos és modern megoldás. De mindkét verzió esetében figyeljünk arra, hogy olyan helyre kerüljenek a táblák, ahol biztosan szem előtt lesznek. És még egy dolog: ezekre a táblákra ne csak a mi feladataink kerüljenek fel. A team munka eredményességét is javíthatja, ha látjuk, hogy másoknak milyen feladataik vannak, esetleg hol tudunk mi segíteni. És így az is látszik, nekünk hol lehet szükségünk segítségre. Továbbá kiderül az is, mikor vannak olyan időpontok, amikor egy kis megbeszélésre is sor keríthető. Vagyis egy ilyen tábla nem csak a feladat megoldásában segít, hanem a csapatmunka hatékonyságát is növeli.

Látszik: sok olyan irodaszer létezik, ami segíti, hogy ne maradjanak el a feladatok. És ami különösen hasznos ezekben, hogy nem csak az “emlékeztetés” az egyetlen felhasználási terület, ahol bevethetők. A határidőnaplónál, a Post-it-nál és a kifüggesztett tábláknál is ez csak egy plusz funkció. Szóval, ha ilyeneket vásárolunk, garantáltan hasznát vesszük az irodában.

Nem árt tehát körbenézni ez ügyben is az Írókéz irodaszer webáruházban.