Használunk manapság még határidő naplót vagy noteszt? A válasz egyértelműen igen. Aki pedig ilyenbe ír, főleg napi teendő listát vezet. Csak nem biztos, hogy jól.

 

 

A legtöbben csak beírják a találkozót, a programokat, és ennyi. Nem tervezik a To Do listát. És csodálkoznak, hogy nem elég hatékonyak. Ha Ön is hasonló helyzetben van, érdemes jobban átgondolni a lista összeállításának módját, és időt szánni a tervezésre. Mutatjuk, mitől lesz jó egy teendő lista.

 

Ahogy a bevezetőben is említettük, érdemes a To Do listára is stratégiát alkotni. És ne csak az üzleti feladatokat vegyük sorra a megalkotásakor, hanem a magánéleti teendőket is jelöljük.

 

Fontos, hogy az idő hatékony beosztását tartsuk szem előtt. És törekedjünk arra is, hogy a felírt teendők ne stresszeljenek minket. Vagyis ha látjuk, mennyi minden vár még ránk, ne kezdjünk el kapkodni, mert az a munka minőségének a rovására megy.

 

Inkább csak egy-két fontos teendőt írjunk be egy napra

 

A programokat és a teendőket még előző nap este célszerű megírni. Sokkal stresszesebb reggel ezzel foglalkozni. Jobb, ha ébredés után, frissen inkább már az első feladatra koncentrálunk.

 

A teendők között legyenek prioritások

 

Vagyis olyan feladatok, amiket feltétlenül el kell végezni és olyanok is, amiket nem gond áttolnunk másnapra. Adjunk időt magunknak arra, hogy az e-mailekre válaszoljunk, és jelöljünk ki olyan időszakot, amikor csak az elsődleges feladatokat végezzük el. Ilyenkor ne zavarjon minket senki. Tudjuk kinyomni a telefont is!

 

napló

 

A stratégia megalkotásakor arra is koncentrálhatunk, hogy “kiírjuk magunkból”, mit kell tennünk a következő héten. Ez egy teendő halmaz lesz. A napi To Do lista megalkotásakor pedig ezek közül válogatunk az adott napra.

 

Egy napi listán csak pár tennivaló legyen. Annyi, amennyit tényleg el tudunk végezni. Fél feladatmegoldásokkal ugyanis nem sokra megyünk, és az sem jó, ha mindig tologatjuk a teendőket.

 

A feladatok leírásakor törekedjünk arra, hogy mindent pontosan jegyezzünk le, ne csak egy-két szót, hanem mondatokat írjunk. Lehet, hogy egy szó a leírása pillanatában minden jelentést tartalmaz számunkra. De előfordulhat, hogy másnap nem leszünk tisztában a részletekkel, és emiatt valami kimarad.

 

Mindig ügyeljünk a helyes és olvasható kézírásra. És a pontos időintervallumokra is figyeljünk. Ha nem hagyunk elég időt, stresszelni fog minket, amikor pedig túl sok időt szánunk egy feladatra, pazarlónak fogjuk érezni a napunkat.

 

Végül nem csak időben, hanem földrajzilag is rendezzük a feladatokat. Spóroljuk meg a fölösleges utazásokat! Ezért is jó, ha pár nappal előre gondolkodunk.

 

Még egyszer: fontos tehát, hogy hét végén “írjuk ki magunkból” a következő heti teendőket. Ez egy pénteki munkanapon egyébként is jó levezető feladat.

 

Nos, azt már tudjuk, hogy miként lehet egy jó teendő listát megírni. És most mutatjuk azt is, hogy hol talál ezekhez megfelelő noteszt.